Open Source vs. kommerzielle Software

Die Frage stellt sich in fast jedem Unternehmen früher oder später: Setzen wir auf Open Source oder auf kommerzielle Software? Oft wird daraus eine Grundsatzdebatte – als ginge es um Prinzipien. In der Praxis ist es eine Frage der Passung: Welche Aufgabe soll die Software lösen, wer betreibt sie, und was passiert, wenn sie ausfällt? Dieser Artikel gibt Ihnen ein Kriterienset an die Hand, mit dem Sie die Entscheidung für Ihr Unternehmen sauber treffen.

Was hinter den Begriffen steckt

Bei Open-Source-Software ist der Quellcode offen. Sie dürfen die Software nutzen, anpassen und – je nach Lizenz – auch weitergeben. Lizenzkosten fallen in der Regel nicht an, wohl aber Bedingungen: Manche Lizenzen verpflichten Sie dazu, eigene Änderungen offenzulegen, sobald Sie die Software an Dritte weitergeben. Für den reinen internen Einsatz ist das meist unproblematisch; bei einer Weitergabe sollten Sie die Lizenzbedingungen prüfen.

Kommerzielle Software stellt ein Hersteller gegen Entgelt bereit. Der Quellcode bleibt geschlossen, dafür erhalten Sie Verträge: Supportleistungen, Update-Zusagen, mitunter Vereinbarungen zu Reaktionszeiten. Sie kaufen nicht nur die Software, sondern eine Beziehung zum Hersteller – mit allem, was dazugehört.

Zwei Missverständnisse sollten Sie vorab ausräumen: Open Source ist nicht kostenlos, sondern lizenzkostenfrei. Und kommerziell ist nicht automatisch besser betreut – ein Vertrag ist nur so gut wie der Hersteller dahinter.

Die Kostenfrage richtig stellen

Der häufigste Fehler beim Vergleich: Es wird der Preis auf der Rechnung verglichen, nicht der Aufwand über die Nutzungsdauer.

Bei Open Source entfallen die Lizenzkosten, aber der Betrieb kostet Geld: Installation, Updates, Backups, Monitoring, Fehlersuche. Dazu braucht es Fachwissen – im eigenen Team oder über einen externen Dienstleister. Bei kommerzieller Software zahlen Sie Lizenzen oder Abonnements, aber auch dort bleibt interner Aufwand: Einrichtung, Benutzerverwaltung, Schulung, Schnittstellen.

Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten über den Zeitraum, in dem Sie die Software nutzen wollen, und rechnen Sie den internen Aufwand in Personentagen mit ein. Erst dann ist der Vergleich ehrlich.

Was Sie zuerst prüfen sollten

Bevor Sie Produkte vergleichen, beantworten Sie fünf Fragen für Ihr Unternehmen.

Erstens: Wie kritisch ist die Anwendung? Fällt das System aus – entsteht ein Ärger oder ein Stillstand? Je kritischer das System, desto wichtiger sind verbindliche Reaktionszeiten, egal ob sie vom Hersteller oder von einem Dienstleister kommen.

Zweitens: Welches Fachwissen haben Sie im Haus? Ein Open-Source-System ohne jemanden, der es betreuen kann, ist ein Risiko, kein Schnäppchen.

Drittens: Was muss integriert werden? Prüfen Sie die Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen, bevor Sie sich entscheiden – nicht danach.

Viertens: Wie kommen Ihre Daten wieder heraus? Exportfunktionen und dokumentierte Datenformate entscheiden darüber, ob Sie in ein paar Jahren noch wechseln können.

Fünftens: Wer ist verantwortlich? Jedes System braucht eine benannte Person, die Updates, Backups und Störungen im Blick hat.

Welche Fragen Sie dem Anbieter stellen sollten

Bei kommerziellen Anbietern:

• Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen – und in welchem Format bekommen wir sie?
• Was passiert, wenn Sie das Produkt abkündigen oder Ihr Unternehmen vom Markt geht? Gibt es eine Hinterlegung des Quellcodes?
• Welche Reaktionszeiten bei Störungen sind vertraglich zugesichert, und was gilt überhaupt als Störung?
• Wie werden Updates eingespielt, und können wir sie vorher testen?

Bei Open-Source-Projekten fragen Sie anders, aber genauso direkt:

• Wie aktiv ist das Projekt? Erscheinen regelmäßig Updates, oder ruht die Entwicklung?
• Gibt es Dienstleister, die dafür kommerziellen Support anbieten? Auch das ist Open Source – die Lizenz sagt nichts darüber, ob Ihnen jemand hilft, wenn es brennt.
• Wer bei uns im Haus kann das System betreuen – und wer vertritt diese Person?

Woran Sie merken, dass etwas schiefläuft

Bei Open Source sind die Warnsignale: Updates bleiben wochenlang liegen, weil niemand sich zuständig fühlt. Genau eine Person versteht das System – und die ist im Urlaub, wenn es ausfällt. Die Community zum Projekt verstummt, Fragen bleiben unbeantwortet. Dokumentation existiert nur im Kopf des Administrators.

Bei kommerzieller Software sehen die Signale anders aus: Supportanfragen werden mit Textbausteinen beantwortet oder gar nicht. Der Hersteller stellt die Produktlinie ein und drängt Sie auf eine Nachfolgelösung, die Sie nicht wollten. Die Kosten steigen, ohne dass etwas besser wird. Oder Sie stellen fest, dass Sie Ihre Daten nicht in brauchbarer Form exportieren können – dann sitzen Sie fest.

In beiden Fällen gilt: Wer die Warnsignale früh erkennt, kann noch steuern. Wer sie ignoriert, wechselt später unter Druck – und das ist die teuerste Art zu wechseln.

Wer im Unternehmen entscheiden sollte

In Unternehmen mit zehn bis hundert Mitarbeitern gibt es selten eine Beschaffungsabteilung. Die Entscheidung fällt zwischen Geschäftsführung, IT-Verantwortlichem und manchmal einem externen Berater. Drei Fallstricke sollten Sie vermeiden.

Der einzelne Techniker entscheidet allein: Dann wird das System gewählt, das er interessant findet – nicht unbedingt das, das zum Unternehmen passt. Die Geschäftsführung entscheidet allein: Dann fehlt der Blick auf Betrieb und Integration. Niemand entscheidet, ein System wächst einfach: Dann haben Sie die Entscheidung getroffen, ohne sie getroffen zu haben.

Besser: Die fachliche Anforderung kommt aus dem Team, die technische Bewertung von der IT, die Kosten- und Risikoabwägung von der Geschäftsführung. Dokumentieren Sie die Entscheidung und ihre Gründe – in zwei Jahren weiß sonst niemand mehr, warum man sich so entschieden hat.

Wann sich Open Source nicht lohnt

Open Source ist die falsche Wahl, wenn Sie das Fachwissen weder im Haus haben noch extern einkaufen wollen. Ebenso, wenn die Anwendung geschäftskritisch ist und Sie verbindliche Reaktionszeiten brauchen, die Ihnen niemand zusichert. Und auch dann, wenn die Standardlösung Ihre Anforderung nur teilweise abdeckt und der Rest in Eigenentwicklung ausufert – die gesparten Lizenzkosten sind dann schnell ein Vielfaches an Anpassungsaufwand.

Wann sich kommerzielle Software nicht lohnt

Kommerzielle Software ist die falsche Wahl, wenn Sie für Funktionen zahlen, die Sie nie nutzen. Ebenso, wenn ein etabliertes Open-Source-Produkt die Aufgabe gleichwertig abdeckt und Sie den Betrieb stemmen können. Und besonders dann, wenn der Hersteller Sie fesselt: keine Exporte, keine Schnittstellen, keine Exit-Strategie. Wer nicht wechseln kann, verhandelt schlecht.

In der Praxis: Mischbetrieb ist die Regel

Die wenigsten Unternehmen entscheiden sich grundsätzlich – sie fahren einen Mischbetrieb, und das ist vernünftig. Typisch ist etwa ein Linux-Server mit einer PostgreSQL-Datenbank im Hintergrund, dazu kommerzielle Arbeitsplatzsoftware wie Microsoft 365 oder eine Branchenlösung vom Fachanbieter. Oder umgekehrt: LibreOffice auf den Arbeitsplätzen, während die Buchhaltung auf einer kommerziellen Lösung läuft, weil der Steuerberater sie voraussetzt.

Entscheiden Sie pro Anwendungsfall, nicht als Weltanschauung. Prüfen Sie Kritikalität, Fachwissen, Integration und Exit-Optionen, stellen Sie den Anbietern die unbequemen Fragen und legen Sie die Verantwortung fest. Dann lautet die Antwort auf die Frage, ob Open Source oder kommerzielle Software die richtige Wahl ist, meistens: Es kommt darauf an – und jetzt wissen Sie, worauf.

Dieser Artikel wurde KI-unterstützt erstellt und vor der Veröffentlichung geprüft.