Wann lohnt sich ein IT-Dienstleister für mein Unternehmen?

Die meisten Antworten auf diese Frage fangen mit einer Mitarbeiterzahl an: ab zehn, ab zwanzig, ab fünfzig. Das ist bequem und meistens falsch. Ich kenne Betriebe mit acht Arbeitsplätzen, die dringend Unterstützung brauchen, und andere mit dreißig, bei denen alles ruhig läuft, weil jemand im Haus sich wirklich auskennt.

Die bessere Frage lautet: Wo landet die IT-Arbeit gerade — und was kostet sie dort?

Der stille Kostenträger: der Kollege, der sich halt auskennt

In fast jedem kleineren Betrieb gibt es diese Person. Sie hat eine andere Stelle — Buchhaltung, Produktionsleitung, Büroorganisation — und ist irgendwann zuständig geworden, weil sie sich mit Computern eben besser auskennt als die anderen. Sie richtet neue Rechner ein, kümmert sich um den Drucker, ruft beim Internetanbieter an und weiß, wo die Sicherung liegt.

Diese Lösung ist nicht kostenlos, sie ist nur unsichtbar. Die Kosten stecken in der eigentlichen Arbeit, die liegen bleibt, und sie tauchen in keiner Rechnung auf.

Drei Fragen machen sie sichtbar:

1. Wie viele Stunden im Monat gehen dafür drauf? Nicht schätzen — zwei Wochen lang mitschreiben. Die Zahl überrascht fast immer.
2. Was passiert, wenn diese Person drei Wochen im Urlaub ist? Wenn die Antwort „dann warten wir” lautet, haben Sie kein Personalthema, sondern ein Betriebsrisiko.
3. Wer merkt es, wenn die Sicherung seit zwei Monaten nicht mehr läuft? Sicherungen scheitern still. Ohne Überwachung merkt man es an dem Tag, an dem man sie braucht.

Die Anzeichen, bei denen es sich rechnet

Nicht jedes IT-Ärgernis rechtfertigt einen Vertrag. Diese Muster schon:

• Dieselben Störungen kommen wieder. Ein Drucker, der monatlich ausfällt, ist kein Druckerproblem, sondern ein ungelöstes Problem.
• Niemand weiß, was eigentlich läuft. Keine Liste der Geräte, keine Übersicht der Lizenzen, keine Dokumentation der Zugänge. Im Störungsfall beginnt jede Reparatur mit einer Suche.
• Sicherheitsfragen werden vertagt. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand sie beurteilen kann. Wer nicht weiß, ob die eigene Domain gefälscht werden kann, verschiebt die Frage — verständlicherweise.
• Sie wachsen. Fünf zusätzliche Arbeitsplätze sind organisatorisch etwas anderes als fünf zusätzliche Rechner. Ab hier wird improvisierte IT teuer.
• Eine Umstellung steht an. Serverwechsel, Umzug in die Cloud, neue Branchensoftware. Ein Projekt, das man einmal macht, macht man selten gut.

Was es kostet — und womit Sie es vergleichen müssen

Ich nenne hier bewusst keine Pauschale. Was Betreuung kostet, hängt von der Zahl der Arbeitsplätze, der vorhandenen Technik und davon ab, wie viel Sie selbst übernehmen wollen. Jede Zahl, die ich hier hinschriebe, wäre für Ihren Fall entweder zu hoch oder zu niedrig.

Entscheidend ist ohnehin der Vergleichsmaßstab, und der wird meistens falsch gewählt. Verglichen wird gern mit „was wir bisher ausgegeben haben” — also mit den sichtbaren Rechnungen. Der ehrliche Vergleich hat drei Posten:

Posten	Wird meistens
Bisherige Rechnungen für Reparaturen und Notfälle	mitgerechnet
Arbeitszeit des intern zuständigen Kollegen	vergessen
Ausfallzeit, wenn etwas länger steht	vergessen

Erst wenn alle drei auf dem Tisch liegen, ist der Vergleich fair. Und die Alternative „wir stellen jemanden ein” ist für einen Betrieb dieser Größe fast immer die teuerste: Eine Vollzeitstelle kostet inklusive Nebenkosten ein Vielfaches einer Betreuung, ist im Urlaub nicht vertretbar und deckt trotzdem nicht jedes Fachgebiet ab.

Die drei üblichen Modelle

Auf Stundenbasis. Sie rufen an, wenn etwas ist. Günstig, solange nichts ist. Der Nachteil liegt in der Natur der Sache: Bezahlt wird Reparatur, nicht Vorbeugung. Niemand schaut nach, ob die Sicherung noch läuft, weil niemand dafür bezahlt wird.

Wartungsvertrag. Ein fester Umfang an regelmäßigen Arbeiten — Updates, Sicherungskontrolle, Überwachung —, alles darüber hinaus nach Aufwand. Für die meisten Betriebe mit 5 bis 25 Arbeitsplätzen ist das der passende Zuschnitt. Der eigentliche Gewinn ist nicht der Preis, sondern dass jemand hinsieht, bevor etwas passiert.

Vollbetreuung mit Pauschale. Alles inklusive, planbare monatliche Kosten. Sinnvoll, wenn IT für Ihren Betrieb geschäftskritisch ist und Sie sich damit gar nicht mehr befassen wollen. Für kleine Umgebungen ist es oft mehr, als nötig wäre.

Wann sich kein Dienstleister lohnt

Das gehört genauso dazu, auch wenn ich damit gegen mein eigenes Angebot argumentiere:

• Wenn jemand im Haus es wirklich kann und dafür Zeit hat. Nicht nebenbei, sondern als anerkannter Teil seiner Stelle. Dann ist ein Vertrag eine Doppelstruktur.
• Wenn Ihre IT aus fünf Notebooks und einem Cloud-Postfach besteht. Es gibt eine untere Grenze, ab der Betreuung mehr Verwaltung als Nutzen ist. Ein einmaliger Blick von außen reicht dann völlig.
• Wenn Sie eigene Software entwickeln oder besonderen Auflagen unterliegen. Dann brauchen Sie internes Fachwissen; ein externer Partner ergänzt es, ersetzt es aber nicht.
• Wenn Sie nur einen Notfall lösen wollen. Dann lösen Sie den Notfall. Verträge schließt man nicht unter Druck.

Woran Sie einen passenden Partner erkennen

Wenn Sie sich entschieden haben, entscheidet die Auswahl über das Ergebnis. Fünf Fragen, die viel verraten:

1. „Was würden Sie bei uns zuerst anschauen?” Wer sofort ein Paket anbietet, ohne Ihren Betrieb gesehen zu haben, verkauft Standardware.
2. „Wem gehören die Zugangsdaten?” Richtige Antwort: Ihnen. Immer. Ein Partner, bei dem Ihre Administratorkennwörter liegen und den Sie deshalb nicht wechseln können, ist ein Klumpenrisiko.
3. „Was passiert, wenn wir kündigen?” Eine geordnete Übergabe mit vollständiger Dokumentation sollte selbstverständlich sein und im Vertrag stehen.
4. „Wie erfahren wir, dass die Sicherung funktioniert?” Die Antwort sollte ein Bericht sein, den Sie bekommen — nicht ein Versprechen.
5. „Was raten Sie uns, nicht zu tun?” Wer nie abrät, verkauft nur.

Ein einfacher erster Schritt

Wenn Sie unsicher sind, ob sich das für Sie lohnt, fangen Sie nicht mit einem Vertrag an, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Zwei Dinge, die Sie sofort tun können:

Schreiben Sie zwei Wochen lang mit, wie viel Zeit IT-Themen im Betrieb kosten — bei allen, nicht nur beim Zuständigen. Und lassen Sie prüfen, wie Ihr Unternehmen von außen aussieht: ob Ihre Domain gegen gefälschte Absender geschützt ist, ob Zertifikate gültig sind, ob Angreifern etwas entgegensteht. Dafür gibt es hier einen kostenlosen Sicherheitscheck — Sie tragen Ihre Domain ein und bekommen einen Bericht ohne Fachjargon.

Danach wissen Sie zwei Zahlen statt keiner, und die Entscheidung trifft sich fast von selbst.

Fazit

Ein IT-Dienstleister lohnt sich nicht ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl, sondern sobald IT-Arbeit verlässlich anfällt und niemand verlässlich dafür zuständig ist. Für Betriebe mit 5 bis 25 Arbeitsplätzen ist das meistens früher der Fall, als es sich anfühlt — weil der Aufwand nicht in Rechnungen steht, sondern in der Arbeitszeit von jemandem, der eigentlich etwas anderes tun sollte.

Der teuerste Zeitpunkt für die Entscheidung ist der Tag, an dem etwas ausfällt. Dann geht es nicht mehr um Wirtschaftlichkeit, sondern um Schadensbegrenzung.

Wenn Sie wissen wollen, wie das für Ihren Betrieb aussieht: Ich schaue mir das an und sage Ihnen auch, wenn sich der Aufwand nicht lohnt. Eine Übersicht meiner Leistungen finden Sie unter IT-Leistungen für Unternehmen, und für ein unverbindliches Gespräch genügt eine kurze Nachricht.